第1部分 · 贵司当时有措施，以及是哪些措施
☐ 1. 载明日期的安全措施清单
一份清单，写明哪些措施保护哪一组数据、实施日期以及批准人。措施的评价以具体个案为准：需要证明的不是贵司固若金汤，而是受影响的数据当时具备何种具体保护、自何时起具备。（规则A · SAP Madrid 371/2023，2023年7月28日）
☐ 2. 含个人数据的文件受到具体保护的证据
证明含有个人数据的文件已受保护，且访问权限仅限于身份明确的人员。即便是相当朴素的措施，例如一个仅两人知晓密码的加密文件，也曾被认定为适当：决定性的一点在于它已获举证证明。（规则A · SAP Madrid 371/2023，2023年7月28日）
[...] 数据的交付 [...] 系通过一个以密码加密的Excel文件进行，该密码仅由委员会主席与秘书知悉「译文」
☐ 3. 访问记录与数据交付记录
谁可以访问什么、由谁授权、何时收回该权限；以及在向他人交付数据时，交付给谁、用于何种目的、日期为何。没有这份记录，无论访问权限实际上多么严格，都无法主张它受到过限制。（规则A · SAP Madrid 371/2023，2023年7月28日）
第2部分 · 各方分别对什么负责
☐ 4. 载明角色的处理活动图谱
一份文件，逐项处理活动说明贵司系以数据控制者还是数据处理者的身份行事，以及另一方由谁担任。安全义务只归属于数据控制者或数据处理者：抗辩成功的一半，在于证明贵司当时处于哪一种地位。（规则B · SAP Madrid 371/2023，2023年7月28日）
[...] 因无法认定被告已被证明为数据控制者或数据处理者，而原告主张被违反的各项义务恰恰归属于该等主体「译文」
☐ 5. 《通用数据保护条例》（GDPR）第28条数据处理协议，已签署且有效
凡代表贵司处理数据的每一家供应商都应有一份，经签署、载明日期并保持更新，且约定协助义务与事件告知义务。当故障发生在别人家里时，正是这份文件划分责任。（规则B · SAP Madrid 371/2023，2023年7月28日）
☐ 6. 事件期间与供应商的往来函件
向对方提出了什么要求、何时提出、对方如何答复。一律形成书面，即便沟通是通过电话进行的。一通无从举证的电话，等同于从未提出任何要求。（规则B · SAP Madrid 371/2023，2023年7月28日）
第3部分 · 组织按既定安排决策，而非临时应付
☐ 7. 经批准并载明日期的泄露应对书面预案
附版本历史与批准人记录。这份预案证明贵司的反应不是临时起意，而是既定安排的执行。逐步骤的细节见最初72小时应对预案。（规则A · SAP Madrid 371/2023，2023年7月28日）
☐ 8. 决策记录：谁在何时决定了什么
简要记录，载明时间、评估过的方案、所作的决定、理由与签字。包括不做某件事的决定：不予通报可能是正确的，但前提是有载明理由与日期的记录。问责原则要求的不只是遵守，还要能够证明已经遵守。（规则D · SAP Asturias 412/2024，2024年10月3日）
☐ 9. 有据可查的员工培训
授课内容、日期、参加人员以及其出席凭证。一场没有签到名单的培训，在举证上等同于从未举办。（规则D · SAP Asturias 412/2024，2024年10月3日）
☐ 10. 内部合规复查记录
载明日期的记录，证明确有人定期检查书面要求是否得到落实、发现了什么、事后纠正了什么。一份发现问题并已纠正的复查记录，比一份毫无后续痕迹的完美报告更能证明勤勉。（规则D · SAP Asturias 412/2024，2024年10月3日）
第4部分 · 数据准确，且不超期留存
☐ 11. 载明日期的更正与删除记录
更正或删除了什么、应谁的请求、日期为何、由谁执行。数据准确性原则要求对不准确的数据不得无故拖延地予以删除或更正；此处日期就是主要证据。（规则E · SAP Asturias 412/2024，2024年10月3日）
依据GDPR第5条第1款d项，数据应当准确，并在必要时保持更新，这要求数据控制者采取一切合理措施，不得无故拖延地删除或更正不准确的数据「译文」
☐ 12. 留存规则及其执行证据
各类数据分别留存多久，以及实际清理的证据。起初合法的处理活动，可能仅因时间推移而不再合法；而个人数据泄露揭出来的，往往恰恰是那些本不该还在那里的数据。（规则E · SAP Alicante 33/2024）
……即便起初对准确数据的处理是合法的，当这些数据对于其收集或处理目的而言已不再必要时，随着时间推移，该处理也可能变得与该指令[现为GDPR]不相容。「译文」
第5部分 · 贵司切实回应个人的各项权利
☐ 13. 简便且免费的权利行使程序
已公布且便于取用，不得要求付费表单、事先注册或设置劝退性手续。提供简便且免费程序的义务落在数据控制者身上，而不在提出请求的一方。（规则F · SAP Barcelona 307/2023）
数据控制者有义务为数据主体提供一项简便且免费的程序，以回应其行使上述权利。「译文」
☐ 14. 删除权及其他权利请求的登记簿
载明收件日期、到期日、答复发出日期与状态。期限为一个月，只有在情形复杂并于第一个月内告知延期时，方可再延长两个月：没有日期登记，就无法证明已按期履行。（规则F · SAP Barcelona 307/2023）
☐ 15. 每一份明确答复与延期告知的副本
即便手中并无请求人的数据，也必须作出明确答复。请保存发出的文本与送达回执。沉默无从抗辩。（规则F · SAP Barcelona 307/2023 · SAP Alicante 33/2024）
第6部分 · 贵司没有被蒙骗
☐ 16. 身份核验记录
在交付数据、变更账户或回应请求之前做了何种核验、依据何种证件、由谁执行。数据控制者适用过错推定：欲行免责，必须举证证明已采取的勤勉措施，包括为防止身份冒用而采取的措施。（规则C · SAP Madrid 273/2024）
第7部分 · 数据的每一项用途都说得清
☐ 17. 每一项区别于初始目的之用途的书面理由
如果为某一目的收集的数据被用于另一目的，应由数据控制者确定并证明该后续目的与原目的相容。这份论证必须以书面存在，日期早于该用途，而不是等索赔上门时再行编造。（规则D · SAP Madrid 123/2026）
第8部分 · 档案本身
☐ 18. 档案索引、保管责任人与复查计划
一份动态索引，写明档案由哪些文件构成、每一份存放在哪里、由谁保管、何时应当复查。正是它把一堆文件夹变成一份可以交出去的证据。（规则D · SAP Asturias 412/2024，2024年10月3日）
如何使用本清单
- 请用三种状态而不是两种来标注每一项：已具备且可提交、存在但不知道去哪里找、不存在。输掉最多诉讼的正是中间那一种。
- 为每一份文件标注日期与姓名。没有日期的文件无法证明它是什么时候做的，而争议的焦点几乎总是这个时候。
- 为每一项指定一位负责保持更新的具体人员，而不是一个部门。
- 每年复查一次本清单，更换供应商时复查，任何事件之后也复查，并留下载明日期的复查记录。
- 以在贵司系统不可用时仍能取用的方式保存本清单。
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