西班牙多数中型企业都有合理的防护措施，却几乎没有一家备有记录这些措施的档案。这段距离今天看来只是行政琐事，到了索赔到来的那一天，它就是判决驳回与批量败诉之间的距离。
可证明勤勉档案（Demonstrable Diligence File）就是您用来赢下攻击之后各项诉讼的卷宗。它不是对您系统的审查，也不是一份通用的合规手册，而是对西班牙法院所采信的证据进行的有序、载明日期并经签署的构建。
适用对象
- 在自有系统中保管数以千计的客户、患者或用户个人数据的企业。
- 近几个月发生过事件、却仍未就该次事件封存证据档案的企业。这是本清单中最紧迫的一项。
- 看到同行业竞争者遭遇大量索赔，却不知道如果明天轮到自己能拿出什么的企业。
- 面对「我们是否有保障」这一问题，需要一个有据可查的答复而非一句安慰的董事会与总经理层。
如果您要找的是基础设施审查，本服务并不适合您。我们在这里不评估系统，而是评估并构建您的举证能力。如果不知道从哪里开始，请从泄露管理测评开始。
具体包含什么
- 载明日期的措施清单。您已实施哪些防护、自何时起、由谁批准，以及每一项以何种书面材料予以证明。
- 书面预案。发生事件时由谁决定什么、在多长时间内决定，指挥链条以书面形式确定并签署，而不是靠默认。
- 访问与决策登记。无需事后重建即可还原谁访问了什么、每一时刻作出了何种决定的痕迹。
- 有据可查的培训。面向员工的每一场培训的内容、日期、参加人员与证明材料。
- 更正登记。何时发现数据不准确、何时予以更正或删除、原因为何，每一步都留有记录。
- 档案主索引。一份文件即可说明每一项证据存放何处，使其能够在数天而非数月内提交。
解决哪一条规则
规则A——可证明的勤勉，而非万无一失。法院是就具体个案逐一评价勤勉的。西班牙马德里省级法院依据被告的实际作为及其所能证明的内容判决其免责，并认为一份以访问受限口令加以保护的文件这样朴素的措施已属充分。
[...] 其在履行个人数据泄露发生时法律为其设定的各项义务方面，行为是勤勉的。「译文」
规则D——问责原则。仅仅做到合规还不够，还必须有能力加以证明，而这项证明的举证责任落在您身上。这正是本服务存在的理由。
并且，依照《通用数据保护条例》第5条第2款，「数据控制者应当对第1款各项规定的遵守负责，并有能力予以证明（问责原则）」。「译文」
做到了却无法举证证明，在法官面前等于没有做到。
交付成果
- 完整档案，以有序、载明日期的书面形式呈现，可随时交给律师或法院。
- 主索引，载明每一项证据的存放位置及其对应的规则依据。
- 书面的决策与响应预案，由相应负责人签署。
- 各类登记表模板，使档案无需依赖我们即可持续更新。
- 缺口报告：今天还缺哪些证据、会带来什么后果、按什么顺序补齐。
参考时程
视涉及的系统与供应商数量，需四到八周。如果您近期发生过事件，该次事件的证据部分会优先单独处理，在最初几天内完成。
在决定聘请任何人之前，先弄清楚利害所在：我们在个人数据泄露之后法院真正审查什么中作了说明，您也可以用泄露管理测评在贵公司内部加以衡量。